Открыть корпоративную карту. Корпоративная карта: что должен знать бухгалтер? Открытие корпоративной пластиковой карты

Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно. Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги. Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.

Что это такое

Корпоративная банковская карта юридического лица – это, простыми словами, банковский пластик, привязанный к расчетному счету предпринимателя. По сути, он физически мало чем отличается от привычных для нас пластиковых карт, но тем не менее, имеет несколько своих особенностей, а также свое особое назначение. С помощью корпоративной карты сотрудники имеют возможность оплачивать товары и услуги для нужд предприятия в России или за ее пределами.

Обратите внимание, что корпоративная карта не предназначена для перечисления заработной платы и социальных выплат.

Зачем предприятию оформлять банковский платежный инструмент? На самом деле, это неотъемлемый платежный инструмент, ведь любая компания практически каждый день производит какие-либо расходные операции, причем каждая из них сопровождается большим документооборотом, что затрудняет работу бухгалтера. Платежная банковская карта, привязанная к расчетному счету юридического лица, позволяет упростить систему расчетов и более эффективно отслеживать все расходы.

Кстати, нельзя не отметить тот факт, что предприниматель может выпустить несколько неименных банковских карт для нескольких сотрудников, при этом каждая карточка будет привязана к одному главному счету, а при осуществлении расходных операций средства будут списаны с общего расчетного счета юридического лица. Кроме того, руководитель может установить на каждую отдельную карточку определенный лимит.

Сто такое корпоративная карта: определение

Для чего используют платежный пластик юридические лица

Причина для оформления платежных карт у каждого предприятия, несомненно, своя. Но все же использование корпоративных банковских карт может потребоваться в следующих случаях:

расходы командированных сотрудников;
представительские траты;
оплата услуг коммунальных служб;
расчет с поставщиками;
оплата канцтоваров;
оплаты иных услуг, связанных с хозяйственной деятельностью.

Как видно, корпоративная карточка – универсальный инструмент, с помощью которого можно оплачивать товары и услуги. То есть, по сути, это тот же платежный инструмент, которым пользуется большинство физических лиц, но только корпоративные карты предназначены для оплаты не личных нужд сотрудников, а хозяйственных нужд предприятия.

Корпоративная кредитная карта: особенности обслуживания

Спектр финансовых услуг банков довольно широкий, причем как для физических, так и для юридических лиц, соответственно, каждый предприниматель по собственному желанию может оформить дебетовую карточку или кредитную. Соответственно, дебетовая более простая в оформление ведь на ней не предусмотрен кредитный лимит соответственно все расходы будут осуществляться в рамках баланса расчетного счета предпринимателя.

Корпоративная кредитная карта оформляется по личному заявлению юридического лица. Карточка с кредитным лимитом позволяет оплачивать текущие расходы предприятия за счет кредитных средств банка. Кредитный лимит устанавливается финансовым учреждением для каждого клиента индивидуально, в расчет берется средний оборот за расчетный период. Соответственно кредитный лимит не может превышать размер ежемесячных поступлений насчет карты.

Кстати, юридические лица так же, как и физически за пользование кредитным лимитом обязуется уплатить банку процент.

Оформление корпоративной карточки

Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.

Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.

Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.

Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.

Особенности использования

Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:

список разрешенных операций по пластиковой карте;
лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
ответственность за нарушение правил положения.

Обратите внимание, что правила открытия и использования карточных счетов юридических лиц регламентированы законом, а именно Трудовым кодексом, Налоговым кодексом, Федеральным Законом и положениями Центробанка.

Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.

Нельзя не отметить тот факт, что банк по итогам месяца обязан предоставлять держателям карточек отчет по движению средств, то есть по приходным и расходным операциям.

И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств. Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков. Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.

Использование корпоративных карт

Бухгалтерские проводки

Бухгалтер должен тщательно отслеживать все приходные и расходные операции в компании. Сегодня бухгалтерский учет ведется в специализированной программе 1С. Согласно установленным правилам бухгалтерские проводки по корпоративным картам учитываются в специализированном счете номер 55. По пластиковым картам проводки будут выглядеть следующим образом:

Д-т 55.04, К-т 51 – поступление денежных средств на карте счет;
Д-т 71.01, К-т 55.04 – расходная операция;
Дт 91.02, К-т 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации.

Преимущества платежных корпоративных карт

В первую очередь нужно отметить тот факт, что платежная карта – это универсальный платежный инструмент, который можно использовать на территории России и за ее пределами. Особенно это актуально для предприятий, которые часто командируют своих сотрудников за границу. Ведь в данном случае им нет необходимости производить обмен валюты для оплаты товаров и услуг в иностранной валюте, конвертация осуществляется автоматически.

Также у пластиковых корпоративных карт есть и другие явные преимущества:

Руководство или должностному лицу компании нет необходимости каждый раз обращаться в банк для того, чтобы получить необходимую сумму для тех или иных расходов, в том числе при оформлении командировки для сотрудников.
Обслуживание корпоративных карт обходится дешевле, нежели комиссия за получение денежных средств в банке.
Достаточно в банке открыть один карточный счет и получить несколько платежных карт для сотрудников, которые по долгу службы выполняют расходные операции на нужды компании.
Благодаря пластиковым картам легко отследить расходы сотрудников.
Произвести пополнение карточного счета можно несколькими способами, в том числе и удаленно с помощью интернет-сервисов.
С помощью банковских карт получать наличные можно в любое время суток, так как банкоматы работают круглосуточно, а вот банковские отделения по определенному графику.
При наличии корпоративной карты процедура получения денежных средств сотрудниками значительно упрощают работу бухгалтерии, для получения наличных достаточно под расписку получить пластиковую карту, процедура оформления выдачи наличных средств более длительная.
Наконец, последнее преимущество – это безопасность, ведь средства на карточном счету надежно защищены от мошеннических действий со стороны третьих лиц, их практически невозможно украсть, даже при утере карты и ей легко заблокировать и перевыпустить.

Кстати, основное преимущество карты в том, что достаточно один раз обратиться в банк и написать заявление на выпуск в будущем в течение 3 лет можно ей пользоваться без дополнительного посещения кредитно-финансовых организаций. Затем, по истечении срока действия можно заказать новый пластик.

Таким образом, для каждого предпринимателя будет очевидным для чего нужны корпоративные карты. Они позволяют тщательно отслеживать траты сотрудников, сократить время на процедуру выдачи наличных для осуществления расходных операций. Кроме того, получить банковский пластик будет просто и быстро в любом коммерческом банке.

Как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.

Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы . Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из . Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как получить карту

Чтобы , фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Порядок использования корпоративных карт

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
лимиты расчетов по корпоративным картам;
срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно производить по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.

У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.

Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.

Отчет о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.

Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Надо ли соблюдать лимит расчетов

Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.

Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Бухучет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.

Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.

Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.

Расходы составили:

16 000 руб. - на проезд;
30 000 руб. - на проживание;
6300 руб. - суточные;
3500 руб. - представительские расходы.

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51

45 000 руб. - зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»

45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

52 300 руб. - отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

3500 руб. - списаны представительские расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.

С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.

Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.

На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:

24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - затраты на проживание;
12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - суточные.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51

36 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57

36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) - зачислена валюта;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57

900 руб. (36 900 - 36 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;

ДЕБЕТ 71

12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

36 700 руб. (36 700 + 700) - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.

Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.

24.12.2004 № 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

Разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

Утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в компании (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;

Ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

Организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

Прописать в учетной способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Положение о порядке использования корпоративных карт

В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;

Лимиты по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

Срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

Порядок держателями карт по израсходованным суммам;

Срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;

Примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

Требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

Порядок действий при утрате карты;

Виды за нарушение порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Перечень операций по карте

Вид операции	Цель расходов	Территория
Вид операции	Цель расходов	РФ	за пределами РФ
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты		+	-
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты	Командировочные и расходы	+	-
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	+	-
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой		+	-
Наличные, снятые в с корпоративной карты	Хозяйственная деятельность компании	-	-
Наличные, снятые в с корпоративной карты	Командировочные и представительские расходы	-	+
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	-	-
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой	Командировочные и представительские расходы	-	+

Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.

У кого есть право на использование корпоративных карт в компании

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

Сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

Руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.

Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Образец ведения журнала смотрите ниже.

Как отчитаться за потраченные деньги

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Также компания вправе разработать собственную учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.

Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.

К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных. Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании. Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.

————————————————————————— ¦ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты¦ ¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно¦ ¦распоряжению руководителя компании. ¦ ¦ 3.3. Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов¦ ¦выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о¦ ¦полной материальной ответственности. ¦ ¦ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться¦ ¦деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на¦ ¦корпоративной карте принадлежат компании. ¦ ¦ 3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные¦ ¦корпоративные карты, приведен в приложении N 1. ¦ ¦ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться¦ ¦неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами¦ ¦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). ¦ ¦ 3.6. Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу¦ ¦корпоративной карты на имя руководителя компании. ¦ ¦ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных¦ ¦карт (приложение N 3). ¦ ¦ 3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а¦ ¦также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных¦ ¦лимитов несет держатель корпоративной карты. ¦ ¦ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан¦ ¦незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью¦ ¦блокирования операций. Если по вине держателя карты счет не будет¦ ¦своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с¦ ¦держателя карты. ¦ ¦ 3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦ ¦Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим¦ ¦лицам.

Использование корпоративных банковских карт

¦ ¦ 3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты¦ ¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦ ¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить¦ ¦только в пределах лимита, установленного для карты по договору с¦ ¦банком-эмитентом. ¦ ¦ 3.12. При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной¦ ¦литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа¦ ¦корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору¦ ¦(счету). ¦ ¦ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в¦ ¦размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на¦ ¦территории РФ не разрешается. ¦ ¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦ ¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦ ¦ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦ ¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦ ¦расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦ ¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦ ¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦ ¦данный пункт. ¦ ¦ 3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,¦ ¦имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для¦ ¦других работников срок определяется индивидуально, но не более одного¦ ¦месяца. ¦ ¦ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦ ¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦ ¦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦ ¦ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦ ¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦ ¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦ ¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦ ¦Федерации. ¦ ¦ 3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦ —————————————————————————

Источник — "Зарплата", 2014, № 4

Главная — Статьи

Открытие корпоративной пластиковой карты

Решите вопросы, связанные с оформлением карты

Карта оформляется после того, как с банком подписан соответствующий договор. Однако прежде чем идти в банк, определитесь со следующими важными моментами.

Сколько карт нужно и на кого оформлять

Корпоративная карта может быть только именной. То есть картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник фирмы. Тот, на кого эта карта оформлена. Если работник передаст карту другому, ответственным за любые злоупотребления по карте все равно будет он сам. Поэтому, если нужно, чтобы доступ к деньгам фирмы по карте имели несколько человек, для каждого оформляется индивидуальный "пластик".

К какому счету выпустить

Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника. Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит, но все же… Поэтому многие прибегают к другому варианту — карта оформляется к специальному карточному счету. Переводить деньги на него можно в том объеме, который нужен. Тем самым средства, которые нужно выдать под отчет, будут отделены от основных денег компании.

Есть нюансы. Корпоративную карту можно выпустить к расчетному счету фирмы. Но удобнее — к специально открываемому карточному счету.

Заметьте, карту можно открыть не только к рублевому счету, но и к валютному. Например, для случаев, когда сотрудники ездят в командировку за границу и там оплачивают расходы в валюте. Хотя, правда, иметь валютный счет именно для оплаты расходов за границей нет необходимости — ведь можно всегда расплачиваться и рублевой корпоративной картой. Возникнут лишь дополнительные расходы на конвертацию (п.

Положение о корпоративных картах образец

2.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

За счет каких средств будет пополняться

Корпоративная карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать, если на счете, к которому карта привязана, есть денежные средства. По кредитной карте наличие средств на счете не обязательно. Банк сам предоставит требуемую сумму. Разумеется, за плату и в пределах оговоренного лимита. А потом уже ваша компания погасит долг перед банком.
Имейте в виду, что не все банки открывают корпоративные карты разных видов. Так, например, кто-то предоставляет и кредитные, и дебетовые карты, а кто-то — только дебетовые. Поэтому этот момент лучше уточнить заранее, после чего уже обращаться в банк. Он сам определит перечень документов, которые нужно будет оформить. В любом случае от вас потребуется заявление, и в нем вы укажете тех сотрудников, на имя которых надо выпустить карты.

Важное обстоятельство. Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. Для этого в банк представляется заявление с указанием его Ф.И.О.

Подписывая договор, обратите внимание на условия использования карты, которые предлагает банк. Так, банки часто устанавливают лимит суммы, которую можно снять с карты в течение дня. А также комиссию за снятие наличных. Все это важно выяснить сразу, чтобы можно было планировать траты.
Отметим еще такой момент. Чтобы активировать карту, часто требуется перевести на счет определенную сумму денег, особенно если речь идет о специальном карточном счете. За счет переведенных денег оплачиваются расходы по выпуску и обслуживанию карты.

Уведомите налоговиков и фонды об открытии специального карточного счета

Если у вас корпоративные карты привязаны к уже существующему расчетному счету, никого об их открытии информировать не нужно. Другое дело, когда карта выпущена с открытием специального карточного счета либо потребовалось открыть новый расчетный счет. Тогда об этом обязательно нужно уведомить налоговиков и внебюджетные фонды. Сделать это нужно в течение семи рабочих дней после открытия (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Памятка. Об открытии специального карточного счета нужно уведомить налоговую инспекцию и внебюджетные фонды в течение семи рабочих дней.

Сообщение в налоговую инспекцию подайте по форме N С-09-1, приведенной в Приказе ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. В ФСС РФ — по форме, утвержденной Приказом ФСС РФ от 12.04.2011 N 67. А в ПФР — по форме, которую найдете на официальном сайте фонда (www.pfrf.ru). Для этого в строке поиска на главной странице сайта введите запрос "Сообщение об открытии счета". У вас появится ссылка, пройдя по которой сможете скачать нужный бланк.

Пропишите порядок работы с корпоративными картами во внутреннем документе

Когда карты получены и учтены, вы можете выдавать их тем работникам, на которых они оформлены. Но прежде порядок выдачи и использования карт пропишите в отдельном положении и утвердите его в качестве внутреннего документа приказом руководителя. После чего ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись. В частности, в положении целесообразно предусмотреть следующие моменты.

Какие расходы можно оплачивать картой

Укажите, для оплаты каких затрат предназначена карта. Это могут быть затраты, связанные с командированием работников, представительские, а также хозяйственные расходы (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

В каком порядке карты выдаются работнику

Вы можете выдать карту сотруднику один раз, и он будет пользоваться ею по мере необходимости, пока работает в вашей организации. А можете выдавать карту только на время выполнения конкретных заданий, оформленных приказом руководителя.
В любом случае заведите специальный регистр, в котором вы будете фиксировать выдачу карт и их возврат. В регистре предусмотрите следующие поля:

номер карты и Ф.И.О. сотрудника — держателя карты;
дата выдачи карты сотруднику;
подпись сотрудника в получении карты;
дата возврата карты сотрудником;
подпись лица, ответственного за ведение регистра, при возврате карты сотрудником.

Совет. Заведите журнал или ведомость выдачи корпоративных карт сотрудникам. В документе фиксируйте выдачу карт и их возврат.

Такой контроль за движением карт необходим, чтобы исключить случаи их утери или хищения.

Как пользоваться картой

Закрепите в положении, что карта должна использоваться непосредственно сотрудником. И передавать ее третьим лицам нельзя.
Предусмотрите, что является основанием для использования карты. Например, приказ руководителя на выполнение служебного задания. В приказе целесообразно указать конкретные виды расходов и их допустимый размер.
При любом использовании карты — снятии наличных или расчетах по ней — работник должен получать документы, подтверждающие произведенные расходы, и сохранять их для отчета (чеки, счета, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.).

Как отчитываться работникам

Об израсходованных денежных средствах сотрудник отчитывается в бухгалтерию, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы. Срок представления авансового отчета также пропишите в положении. Каких-то временных рамок для случаев безналичного расчета закон не устанавливает, поэтому можете ориентироваться на сроки, установленные при работе с наличностью. А именно подотчетное лицо обязано отчитаться за израсходованные средства в течение трех дней после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или с момента выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение N 373-П). Отчет должен утвердить руководитель организации.

Каждый факт использования карты отражайте в учете

Выдача корпоративной карты сотруднику еще не влечет за собой какую-либо запись в учете. Данную операцию вы лишь фиксируете в журнале учета корпоративных карт. А вот если сотрудник рассчитался картой или снял с нее наличные, то данное обстоятельство уже нужно отразить на счетах бухучета. Проводки при этом зависят от того, к какому счету привязана корпоративная карта. Если к расчетному, то любое расходование средств с карты отразите на основании выписки из банка следующей проводкой:

Дебет 71 Кредит 51

выданы сотруднику деньги под отчет с расчетного счета.

А если карта открыта к специальному карточному счету, запись будет такой:

Дебет 71 Кредит 55

выданы сотруднику деньги под отчет со специального карточного счета.

Основанием и в том, и в другом случае послужит банковская выписка.
Заметьте: выписки из банка по счетам могут поступать к вам не каждый день. В таком случае о снятии денег с карты вы можете быстрее узнавать от сотрудников. Ведь они должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о выдаче (снятии) денег. Если вы оказались в такой ситуации, выдачу денег под отчет отражайте с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делайте следующую запись:

Дебет 71 Кредит 57

А уже после поступления выписки спишите денежные средства со счета, к которому привязана карта:

Дебет 57 Кредит 51 (52, 55)

отражено списание денежных средств со счета.

Задолженность с подотчетного лица спишите на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Повторим, к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. В зависимости от вида расходов выберите нужный дебетовый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Запись будет следующей:

Дебет 20 (08, 23, 26, 44, 91) Кредит 71

отражены расходы, оплаченные подотчетником.

Суть вопроса. Деньги, израсходованные по карте, списывайте в дебет счета 71 на основании выписок банка. А после того, как сотрудник подаст авансовый отчет, вы закроете его задолженность перед организацией.

Суммы расходов, определенные на основании авансового отчета, запишите в графу 5 разд. I книги учета доходов и расходов, если вы применяете УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы". И вид затрат, оплаченных работником, поименован в перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом не забывайте про правила списания, установленные для конкретных видов расходов. Так, например, если подотчетник приобрел основное средство, то потраченную сумму включите в расходы с момента ввода объекта в эксплуатацию, распределив сумму поквартально до конца года (пп. 1 и абз. 8 пп. 3 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если сотрудник снял деньги с карты и израсходовал их не полностью, остаток оприходуйте в кассу, оформив приходный кассовый ордер. В учете операцию отразите проводкой:

Дебет 50 Кредит 71

внесен в кассу остаток неизрасходованных наличных денег, снятых с карты подотчетным работником.

Пример. Использование корпоративной карты
ООО "Персона", применяющее УСН с объектом "доходы минус расходы", в августе 2013 г. оформило корпоративную карту на своего сотрудника О.Н. Галкина. Карта выпущена с открытием специального карточного счета. 30 августа счет пополнен на сумму 30 000 руб. Данную операцию на основании банковской выписки бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 55 Кредит 51

— 30 000 руб. — перечислены деньги на корпоративную карту.

В сентябре 2013 г. приказом руководителя организации О.Н. Галкину поручено купить для организации канцелярские принадлежности. Для оплаты этих расходов 9 сентября сотрудник получил корпоративную банковскую карту. Запись о выдаче карты была сделана в журнале учета корпоративных карт.
10 сентября О.Н. Галкин снял с корпоративной карты 5000 руб. На данную сумму он приобрел канцелярские принадлежности.
О покупке сотрудник отчитался 11 сентября, представив в бухгалтерию авансовый отчет и учетные документы, подтверждающие покупку. Этой же датой отчет был утвержден руководителем.
10 сентября на основании банковской выписки бухгалтер сформировал следующую запись:

Дебет 71 Кредит 55

— 5000 руб. — выданы деньги под отчет безналичным способом на корпоративную карту.

Дебет 10 Кредит 71

— 5000 руб. — оприходованы приобретенные работником канцелярские принадлежности.

Также 11 сентября сумму расходов в размере 5000 руб. бухгалтер записал в графу 5 разд. I книги учета доходов и расходов на основании пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В день утверждения авансового отчета О.Н. Галкин вернул корпоративную карту. Данный факт бухгалтер отразил в журнале учета корпоративных карт.

Нюансы, требующие особого внимания. Деньги, снятые с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет. За каждый расход средств по карте сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.
Выдача сотруднику корпоративной карты сама по себе не является основанием для записи в учете. Проводки бухгалтер делает только при движении средств по карте.
Для контроля за движением корпоративных карт ведите специальный регистр учета карт. Его можно назвать журналом или ведомостью.

Какие документы нужно оформлять, если деньги под отчет выдаются через корпоративную карту

Марина Марчук, налоговый консультант

Нужно ли руководителю издавать приказ о выдаче денег под отчет на каждое использование карты ?
В п. 4.4 Положения N 373-П сказано о том, что только для получения наличных денег подотчетному лицу необходимо оформлять заявление. А руководителю в свою очередь указывать на этом заявлении сумму и срок подотчета. О безналичных же перечислениях подотчетных сумм, в том числе на корпоративную банковскую карту, в Положении N 373-П не говорится ничего. А значит, директору нет необходимости каждый раз визировать заявление сотрудника, если деньги под отчет перечисляются на карту.На практике сумма подотчета регулируется лимитом. Это может быть либо лимит карты, либо лимит расходов, прописанный во внутренних документах компании.
А что с заявлением подотчетного лица? Оно тоже необходимо только при выдаче наличных ?
Именно так. А если вы используете карту, то есть выдаете деньги под отчет безналичным способом, можно обойтись без заявлений от сотрудников. Корпоративные карты как раз и созданы для того, чтобы минимизировать объем документации и упростить процедуру расчетов с подотчетниками.
Нужен ли приказ руководителя на каждую выдачу карты ?
При выпуске корпоративной карты такой приказ необходим, но в дальнейшем выдача карты работнику и ее возврат регулируются нормами локального акта. Например, положением о корпоративных картах. В этом документе целесообразно решить данный вопрос наиболее удобным образом в соответствии со спецификой компании.
Требуется ли приказ руководителя на пополнение специального карточного счета ?
Думаю, и это необязательное требование, поскольку при безналичном переводе руководитель непременно должен подписать платежное поручение. То есть оформить документально свое распоряжение о выплате средств по указанному назначению. Соответственно, приказ на пополнение счета в таком случае будет излишним.
Может ли подотчетник выполнять новое задание с расчетом по карте, не оформив авансовый отчет по предыдущему заданию ?
На практике это может быть допустимо. Ведь есть только запрет на выдачу наличных денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу. Об этом сказано в уже упомянутом п. 4.4 Положения N 373-П. Однако данное требование не относится к расчетам посредством корпоративных карт. Кроме того, за его нарушение никаких санкций не предусмотрено. Это подтверждает, например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 N 09АП-10884/2013.
Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. А что будет, если ее дать другому ?
За любые злоупотребления картой все равно будет ответственен тот, на кого она оформлена.
Должно ли подотчетное лицо, рассчитывающееся картой, соблюдать лимит расчетов в 100 000 руб. в соответствии с п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У?
Нет, это необязательно, ведь лимит установлен только для наличной оплаты, а при использовании корпоративной карты расчеты производятся безналичным способом.

Ноябрь 2013 г.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата О порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

Корпоративная карта: как правильно выдать и использовать

Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О. ¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:

Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.

Особенности расчетов по корпоративной карте

Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.

ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.

Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:

с установленной на предприятии периодичностью составления отчетов по движению средств по корпоративным картам представлять итоговый отчет (организация может разработать собственный шаблон отчета или предлагать сотрудникам заполнить );
сохранять все подтверждающие проведение каждой операции документы и прикладывать их к отчету (чеки, акты, накладные).

Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:

величина причиненного действиями ответственного лица ущерба может быть достоверно определена;
виновность конкретного работника доказана документально;
руководителем компании по итогам внутреннего расследования издан приказ об удержании суммы недостачи;
с момента фиксации факта возникновения недостачи или ущерба до дня издания приказа об удержании из зарплаты виновного определенной суммы прошло не более месяца;
предполагаемые удержания не оспариваются виновным лицом.

ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.

Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.

При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:

оплата затрат работников, находящихся в командировке;
реализация переводов в пользу коммунальных служб;
проведение расчетов с контрагентами;
закупка малоценных активов;
оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.

Порядок расчетов и лимит расходов

Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.

Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:

минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.

В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.

Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.

ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.

На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.

Учет, проводки

Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.

Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:

Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66 .
Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.

Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.

При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:

Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.

Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55 . Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.