Поименный индивидуальный учет в системе обязательного пенсионного страхования осуществляет ПФР согласно требованиям ст. 5 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 г. (далее – Закон). Для чего необходим такой учет? Кто отвечает за передачу данных в Пенсионный Фонд? Какие виды отчетности существуют? Разберемся подробнее.
Что такое система обязательного пенсионного страхования
Финансовая система обязательного пенсионного страхования – это комплекс государственных мероприятий (экономических, правовых, организационных), целью выполнения которых является формирование источников финансирования пенсионных выплат физлиц (ст. 3 Закона № 167-ФЗ от 15.12.01 г.). Основные участники – страхователи-работодатели и застрахованные лица, включая граждан, работающих на основании ТД и ГПД; ИП; частнопрактикующих специалистов; членов КФХ и др.
Подтверждением того, что человек стал участником ОПС служит страховое свидетельство (ст. 7 Закона). Документ содержит личные данные о физлице, а также № лицевого счета и дату регистрации в системе. Взносы, перечисляемые страхователями за сотрудников, фиксируются на индивидуальных счетах граждан для обеспечения будущих пенсий. Управление средствами в ОПС выполняет ПФР, но обязанность по передаче данных персонифицированного учета в контрольные органы лежит на работодателях (ст. 11 Закона).
Для чего нужен индивидуальный учет в системе обязательного пенсионного страхования
Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования ведется для формирования достоверной информации о доходах и стаже работников, определяющих размер начисления будущих пенсий (ст. 3 Закона). Дополнительно ПФР получает данные для создания единой базы по назначению срочных пенсий, единовременных выплат застрахованным лицам. Доступность сведений обеспечивается регулярным представлением страхователями отчетности, которая с 2017 г. подается в ИФНС в форме единого расчета (РСВ) по страховым взносам. Бланк утвержден приказом № ММВ-7-11/551 от 10.10.16 г.
Пенсионным фондом разработаны специальные виды отчетности по индивидуальному учету в системе ОПС. Актуальное переутверждение бланков произошло в 2017 г. (Постановление Правления ПФ РФ № 2п от 11.01.17 г.). В частности, переизданы следующие отчетные формы:
- АДВ-1 – анкета по застрахованному лицу.
- АДВ-2, АДВ-3 – заявления по СНИЛС (выдаче дубликата СНИЛС).
- АДВ-6-1, АДИ-5 – опись передаваемой страхователем документации, сопроводительная ведомость.
- СЗВ-К – подается по данным о стаже занятости физлица до момента регистрации в ОПС.
Обратите внимание! В рамках ведения индивидуального учета работодатели также обязаны ежегодно отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ. Бланк утвержден Постановлением Правления ПФР № 3п от 11.01.17 г. и сдается до 1 марта. А ежемесячно в ПФР предоставляется отчет СЗВ-М. Форма введена в действие постановлением Правления ПФ РФ № 83п от 01.02.16 г. и сдается до 15-го числа каждого месяца.
Ответственность в системе обязательного пенсионного страхования
Если страхователь уклоняется от подачи достоверных данных или предоставляет сведения не в полном объеме, ему грозит ответственность по ст. 17 Закона:
- 500 руб. за каждое застрахованное лицо – при нарушении сроков сдачи информации, за подачу неполных или ложных данных в СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.
- 1000 руб. – при нарушении установленного регламента отправки данных в электронном формате.
При выявлении указанных правонарушений сначала составляется акт, который вручается страхователю в 5-дневный срок с даты подписания. На обжалование нарушителю отводится 15 дней. Если документ не обжалован, выносится решение и только затем направляется требование по уплате санкций. На исполнение работодателю отводится 10 дней.
В этой информационной статье мы разберем, что представляет собой персонифицированный учет, а также разъясним и ответим на возникающие в ходе работы вопросы у бухгалтеров и кадровиков, при составлении формы персонифицированного учета и ее подаче в Пенсионный Фонд.
В статье собрано все, что требуется знать о персонифицированном учете, поэтому она будет весьма полезна как начинающим специалистам, так и экспертам.
Персонифицированный учет: что это, его задачи и функции
Выясним, что же такое персонифицированный учет, а также определим его основные задачи и функции, но давайте-ка для начала перенесемся на 20 лет назад в прошлое.
Немного истории
Итак, год 1995-й… Тогда люди еще не знали, что такое СНИЛС. Сотрудникам Пенсионного Фонда, особенно в регионах, приходилось, мало того, что вручную обрабатывать огромные объемы информации, так еще и вести разъяснительную работу, ведь люди не понимали, что это за «зеленая карточка» и зачем она собственно нужна.
Это сегодня СНИЛС в обязательном порядке присваивается ребенку с момента рождения, а тогда вся эта система только зарождалась.
Только к 1999 году был отлажен механизм работы по сбору сведений о стаже работы, заработной плате и пенсионных отчислениях.
Было очень сложно, потому что не все умели работать на компьютерах, да и программы были не такие совершенные.
Персонифицированный учет: наши дни
С введением электронного документооборота персонифицированный учет, или иначе его называют индивидуальным, значительно упростился. Сегодня это автоматизированная система для сбора и хранения всей необходимой информации о гражданах, необходимой для начисления и перерасчета пенсий.
Чтобы поддерживать и синхронизировать этот мощный программный комплекс, необходимо собирать сведения от работодателей и вносить их в единую базу персонифицированного учета. Таким образом, ведение индивидуального учета – это совместный труд работодателей, сотрудников кадрового подразделения и расчетной , а также непосредственно работников Пенсионного Фонда.
Чтобы еще больше упростить задачу, были созданы и внедрены особые формы отчетности, но об этом чуть позже.
Теперь мы хотим понять, для чего нужен этот индивидуальный учет. Для этого определим основные задачи и функции персонифицированного учета, и все сразу будет понятно и встанет на свои места.
Задачи персонифицированного учета
Перечислим основные задачи:
- создание единой информационной системы, содержащей актуальные сведения о застрахованных лицах;
- обеспечение прозрачности сведений по начислению страховых и накопительных взносов;
- актуализация в общей базе, полученных от работодателей достоверных данных о сотрудниках.
Функции персонифицированного учета
К основным функциям персонифицированного учета относят:
- обеспечение пенсионных прав граждан;
- оперативное информирование застрахованных лиц об актуальном состоянии их лицевых счетов;
- эффективный контроль поступления обязательных страховых взносов, перечисляемых работодателем в системе ОПС.
Думается, это не прозвучит излишне пафосно, если сказать, что все участники процесса, ответственные за ведение персонифицированного учета, в прямом смысле решают судьбы людей. Ведь собственно от них и зависит, насколько корректно будет произведено начисление или, при необходимости, сделан перерасчет чьей-то пенсии.
Нормативно-правовая база
Напомним, что организация персонифицированного учета законодательно регулируется Федеральным законом от 01.04.1996 г. №27-ФЗ .
Также имеется ряд регламентирующих постановлений Правительства, хотя, по сути, вся ключевая информация содержится именно в этом законе, при внимательном прочтении которого можно убедиться, что там довольно четко прописаны права и обязанности непосредственных участников и заинтересованных лиц системы персонифицированного учета.
Как и любой правовой документ, с течением времени этот Федеральный закон претерпевал изменения.
Ознакомимся с изменениями подробнее.
Что конкретно изменилось и внедрилось
С 1 января 2016 года в данном Федеральном законе появились некоторые изменения и дополнения. Федеральным законом от 29 декабря 2015 г. № 385-ФЗ внесен ряд изменений, вступивших в силу 1 апреля и 1 мая 2016 года соответственно.
Изменения коснулись:
- обязательного страхования работающих пенсионеров;
- индексации страховых выплат;
- мер ответственности работодателей за предоставление недостоверной информации о застрахованных лицах.
Как отчитываться будем
Форма отчетности РСВ-1 утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 16.01.2014 г. № 2п. Обратите свое внимание, что в свете вышеобозначенных нами поправок данная форма также претерпела изменения.
Уже начиная с отчетности за I квартал, данные о страховых взносах подавались в составе обновленной формы. Заметим, что для организаций, численностью более 25 человек, такая форма обязательна к подаче, в том числе и в электронном виде.
А конкретнее
Не пугайтесь, изменения не столь существенны:
- Раздел 4 формы РСВ-1 ПФР. Перерасчет страховых взносов за прошлые периоды теперь должен отражаться не суммарно в целом, а раздельно по каждому периоду.
- Раздел 6 формы РСВ-1 ПФР. Здесь поменялись характеристики кодов, обозначающие иностранцев и других лиц, временно пребывающих на территории Российской Федерации.
Что же еще новенького
С учетом всех этих вступивших в силу изменений в системе персонифицированного учета вводится также новая форма СЗВ-М, утвержденная постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п. Форма подается каждый месяц не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.
Ее цель очень проста – выявить работающих пенсионеров. Это связано с тем, что с 2016 года данная категория граждан будет получать пенсию без индексации.
Сведения берем из личных дел сотрудников:
Обратите внимание, что даже если в штате нет таких сотрудников, форма все равно является обязательной к подаче.
Поставим везде прочерки и спим спокойно.
Инструкции по отчетности
Как вы уже успели понять из вышеизложенного материала, сведения индивидуального учета подаются в составе формы РСВ-1, что значительно упрощает дело. Все для вас, дорогие бухгалтера и кадровики!
Тот самый раздел 6
Если мы откроем новую форму РСВ-1, то увидим в ней раздел 6.
Его заполняют работодатели, выплатившие в отчетном периоде определенные суммы физическим лицам по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе по договорам авторского заказа и лицензионным договорам.
Обращаем внимание, что на каждое застрахованное лицо составлен отдельный раздел, то есть, сколько в штате таких лиц, столько и будет разделов. Если выплаты за отчетный квартал не имели места – просто ставили прочерки.
Если будете заполнять раздел 6, не забудьте также проставить все сведения в подразделе 2.5, включающий в себя перечень пачек документов, подаваемых для отчета.
Для организаций с большой численностью штата
Наверняка, вы уже знаете, что при подаче отчета необходимо формировать пачки по 200 человек в каждой. Затем пачки надо будет пронумеровать, а если подаем в электронном виде – каждый пакет формируем отдельным файлом с присвоением каждому файлу своего имени.
Отчетность в ПФР
Резюмируя все выше обозначенное и принимая во внимание нововведения, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны подать в Пенсионный Фонд две формы отчетности:
- Обновленная ежеквартальная форма РСВ-1 (не забываем про электронный вид).
- Ежемесячная форма СЗВ-М (независимо от наличия в штате работающих пенсионеров).
О новой отчетности в ПФР можно узнать из видео.
Отчетность по персонифицированному учету и штрафные санкции
На основании действующих нормативно-правовых актов на работодателя возлагается штраф за несвоевременно поданный отчет либо за отчет, содержащий недостоверную информацию. Как избежать?
Соблюдать сроки и подавать достоверные сведения о застрахованных лицах. Для этого необходимо лишь скрупулезно вести личные дела и бухгалтерию.
Штрафы при несоблюдении сроков отчета
Если говорить о конкретных суммах, то предусмотренный за несвоевременную подачу сведений штраф рассчитывается как 5% от суммы всех страховых взносов, начисленных за отчетный период. И так за каждый месяц опоздания.
Сумма штрафа не может быть меньше 1000 рублей и не должна превышать 30% суммы отчислений. Напоминаем, что и за несданные пустые формы тоже полагается штраф, пусть и в минимальном размере.
Штрафы при искажении/неполноте предоставленной информации
Даже если отчет сдан вовремя, но в ходе проверок будет установлено, что он содержит неактуальные или неполные данные, на работодателя также будет наложен штраф.
И причем взыскивать его пенсионный фонд будет уже через суд.
По сумме также 5% от квартальных отчислений.
Вопросы и ответы
Хотя формы отчетности довольно просты, у бухгалтеров и кадровых работников порой возникают вопросы по их заполнению. Попробуем ответить на самые распространенные.
Каковы сроки подачи отчетной формы СЗВ-М
Пожалуй, ответственному сотруднику не стоит напоминать о том, что тянуть с отчетом до последнего дня не стоит. Очевидно, что чем позже вы подадите отчет, чем меньше шансов внести в него соответствующие корректировки.
Как правило, работники Пенсионного Фонда достаточно лояльно относятся к работникам, подающим отчет впервые. Скажем больше, они не меньше вашего заинтересованы в успешном исходе дела.
Для наглядности приведем сроки в таблице.
Какими кодами пользоваться при заполнении формы РСВ-1? Задача сотрудников, ответственных за подачу форм отчетности, организовать свою работу таким образом, чтобы формирование отчета стало не одномоментной мерой, а закономерным результатом правильного ведения кадровой и бухгалтерской документации.
Обязательно ли подавать данный отчет в электронном виде
Скажем так: для организаций, численностью менее 25 человек – на свое усмотрение. Со штатом более 25 человек – в обязательном порядке.
Переносятся ли сроки подачи отчетности, если отчетные числа выпадают на праздники или выходные
Да, конечно. В этом отношении Пенсионный Фонд идет навстречу и переносит сроки.
Что делать, если я не успеваю вовремя подготовить отчет в ПФР
Как мы упомянули выше, за срыв сроков предоставления отчетности предусмотрен штраф. Поэтому стоит заблаговременно озаботиться вопросом подготовки отчета.
Для этого необходимо наладить эффективное взаимодействие расчетного отдела и кадрового подразделения, поскольку, только работая в связке, есть шанс с первого раза сдать качественный отчет, который будет содержать актуальные и достоверные сведения о работниках.
Надеемся, что прочитав изложенную выше информацию, вы поняли, что годовой и квартальный отчет – это не всегда стресс и нервотрепка.
Мы постарались как можно яснее изложить все особенности персонифицированного учета, и верим в то, что у вас никогда не возникнет никаких особых сложностей при подаче отчетных форм в Пенсионный Фонд.
Ознакомиться с обзором изменений форм и отчетности ПФР можно из видео.
Вконтакте
Об отчетности, сдаваемой в ПФР в 2018 году, можно почитать в другой .
Сроки предоставления отчетности в ПФР зависят от того, какую именно отчетность вы сдаете и каким способом (в электронном виде или на бумаге).
Кому разрешено представлять отчетность в ПФР на бумаге
Разобраться с тем, кто может представлять отчетность в Пенсионный фонд на бумаге, поможет наша таблица:
| Показатель | Значение показателя, определяющее способ сдачи отчетности в ПФР | Способ представления отчетности в ПФР |
|---|---|---|
| РСВ-1 (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.2014 N 2п) | ||
| 25 человек и менее | На бумаге (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ) | |
| Более 25 человек | В электронном виде | |
| (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п) | ||
| Количество лиц, в отношении которых подается отчетность | 24 человека и менее | На бумаге (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ) |
| Более 24 человек | В электронном виде | |
Сроки представления РСВ-1
Работодатели должны представить РСВ-1 в ПФР в эти сроки:
Сроки представления СЗВ-М
Сведения о застрахованных лицах представляются не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).
Причем этот срок един для всех работодателей: и для тех, кто отчитывается на бумаге, и для тех, кто представляет электронные отчеты.
Последний срок сдачи отчета в ПФР - выходной
Если крайний срок представления отчетности выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то последний срок сдачи отчета переносится на ближайший рабочий день, следующий за этим выходным/праздником (ч. 6 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Сроки сдачи отчетности в ПФР в 2016 году: РСВ-1 на бумаге
Сроки отчетности в ПФР в 2016 году следующие:
Отчет ПФР за 2016 год: срок сдачи РСВ-1 в электронном виде
В 2016 году электронный РСВ-1 нужно представить в следующие сроки:
Сроки сдачи ежемесячной отчетности в ПФР в 2016 году
СЗВ-М представляется в ПФР в 2016 году в следующие сроки:
Нарушение сроков сдачи отчетности в ПФР
Сроки сдачи отчетности в ПФР в 2017 году
В 2017 году работодателей ждут большие перемены.
Во-первых, администрированием страховых взносов будет заниматься ФНС. И страховую отчетность в свою ИФНС нужно будет представлять не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным/расчетным периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ). Правда, налоговикам нужно будет сдавать расчеты начиная с отчетности за I квартал 2017 года. Т.е. отчитаться за 2016 г. нужно будет в ПФР, представив РСВ-1 в привычные сроки:
Во-вторых, в Пенсионный фонд придется отдельно сдавать данные персонифицированного учета. Нужно это будет делать не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Но так как за 2016 год эти сведения будут представлены в составе РСВ-1, то впервые сдать в ПФР ежегодный отчет работодателям нужно будет лишь в 2018 году.
В-третьих, изменится срок представления СЗВ-М. С 2017 года данный отчет необходимо будет сдавать в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (в ред., действ. с 01.01.2017 г.)). Т.е. за декабрь 2016 г. работодатели должны будут представить СЗВ-М не позднее 16.01.2017 (15 января - воскресенье).
Навигация по статьеОтчетность предоставляется:
- на бумажном носителе до пятнадцатого числа второго месяца, следующего за отчетным периодом, то есть до 15 февраля, 15 мая, 15 августа, 15 ноября;
- на электронном носителе до двадцатого числа второго месяца, следующего за отчетным периодом, то есть до 20 февраля, 20 мая, 20 августа, 20 ноября.
Отчетным периодом считается квартал года. С 2016 года один из отчетов предоставляется ежемесячно.
Форма представляемых сведений
С 2014 года страхователи сдают информацию об только в Пенсионный фонд РФ, тогда как ранее сдавали и в налоговые органы.
Сегодня ежеквартальный отчет сдается в единой форме РСВ-1 , содержащей информацию о начисленных страховых взносах без разделения на страховую часть и накопительную часть. С 2014 года граждане вправе подавать заявление и выбирать способ пенсионного страхования - или нет. Органы Пенсионного фонда уже сами распределяют взносы на лицевом счете - все на страховую пенсию или на страховую и накопительную пенсию.
С 2016 года появилась еще одна форма отчетности - сведения о застрахованных лицах, которая сдается страхователем в органы Пенсионного фонда ежемесячно
в упрощенной форме, подаваемая в электронном виде.
Сдача ежемесячной отчетности в ПФР
С апреля 2016 года работодатель сдает ежемесячно информацию о работающих у него гражданах с указанием их ФИО, СНИЛС и ИНН. Этот вид отчетности предоставляется не позднее десятого числа месяца , следующего за отчетным периодом.
Данная отчетность предоставляется в форме СЗВ-М каждый месяц не позднее десятого числа . В случае пропуска срока сдачи могут начисляться штрафные санкции.
На основании данной информации у органов Пенсионного фонда появилась возможность актуализировать базу пенсионеров для проведения перерасчетов, введенных в 2016 году. Речь идет об неработающим пенсионерам. Без данного вида отчетности невозможно быстро и правильно установить размер страховой пенсии, неработающим пенсионерам, а также компенсационной выплаты трудоспособному лицу, осуществляющему пенсионером.
Заключение
Создание единой информационной базы, обеспечение заинтересованности граждан в получении официальной заработной платы, а также ускорение процесса назначения пенсии являются главнейшей целью персонифицированного учета.
Узнать о состоянии своего лицевого счета можно, подав заявление в органы Пенсионного фонда лично, через интернет в личном кабинете застрахованного лица.
- Системный учет стажа и заработка, которые отражаются на лицевых счетах, приводит к упорядочению данных о трудовой деятельности гражданина и обеспечению гарантированных условий для пенсионного обеспечения в старости.
- Страхователи осуществляют предоставление отчетности по , сведений о трудовой деятельности работника.
- В случае превышения количества работников у страхователя более чем 25 человек, тогда обязательна электронная .
Индивидуальный учет сведений о взносах и о стаже работников, его всеобщность и единство, обязательность и федеральный характер являются основными принципами персонифицированного учета. А сам учет - инструментом проведения пенсионной реформы 2002 года.
Виталина Мирошниченко, консультант газеты "Собственное дело"
Документы статьи
Закон о пенсионном страховании — Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV.
Порядок № 26-1 — Порядок формирования и подачи страхователями отчета о суммах начисленных взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование органам Пенсионного фонда Украины, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 24.11.2009 г. № 26-1.
Инструкция № 21-1 — Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением ПФУ от 19.12.2003 г. № 21-1.
Инструкция № 286 — Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом государственного комитета статистики Украины от 28.09.2005 г. № 286.
Приказ № 42 — приказ Министерства труда и социальной политики Украины «Об утверждении формы отчетности № 10-ПI (годовая) «Отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов» и Инструкции о заполнении формы отчетности № 10-ПI (годовая) «Отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов» от 10.02.2007 г. № 42.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5.
Кто подает?
В преамбуле к статье мы уже упоминали о том, что
приложение 4
обязаны подавать все предприниматели, у которых есть хотя бы один наемный работник
. Кроме них, подавать данный отчет обязаны и те предприниматели, у которых
наемных работников нет, но они используют труд граждан по гражданско-правовым договорам на выполнение работ
справка 1
. При этом
избранная
система налогообложения
роли не играет
(т. е. ни общая система, ни единый налог или фикспатент от подачи
приложения 4
предпринимателя не освобождают).
Неподача отчета ведет к серьезным санкциям (см. раздел «Ответственность за неподачу»).
Срок предоставления
Приложение 4 подается ежемесячно, начиная с отчета за январь 2010 года, в течение 20 календарных дней после окончания отчетного месяца. Если предельный срок его подачи совпадет с праздничным или выходным днем, подать отчет можно на следующий рабочий день (пункт 2.7 Порядка № 26-1 ).
При подаче отчетов за январь, февраль и март 2010 года есть возможность продлить предельный срок их предоставления на 7 календарных дней . Для этого необходимо написать соответствующее заявление на имя начальника своего отделения ПФ (пункт 3 постановления № 26-1 ).
Правила предоставления отчета
Если у предпринимателя работает больше 10 человек (включая подрядчиков , которые выполняют работы по гражданско-правовому договору), то приложение 4 подается только в электронном виде (пункт 1.3 Порядка № 26-1 ). Что подразумевается под электронным видом?
В пункте 1.4 Порядка № 26-1 сказано: «Электронная форма отчета в органы Пенсионного фонда формируется страхователем с использованием специального программного обеспечения, актуальные версии которого бесплатно предоставляются страхователям в органе Пенсионного фонда по месту взятия на учет» . И все же в Памятке работодателя (которую ПФ сейчас выдает всем страхователям) возможности формирования электронной отчетности несколько расширены. Итак, ПФ примет электронный отчет, составленный не только в той программе, которую можно получить в своем отделении ПФ, но и в программе «Бест Звіт», или с помощью посредника Zvitoperator .
Как предоставить электронный отчет? Для этого есть два способа:
1) составить отчет на компьютере с помощью одной из указанных программ, сохранить его на диск (флешку или иной носитель информации), а также распечатать и подписать бумажную копию. Затем бумажную и электронную версии отчета необходимо отнести в ПФ лично ;
2) можно отправить отчет в ПФ не выходя из офиса — по e-mail. Но для этого не достаточно составить его с помощью определенной программы, необходимо еще и наложить на него электронную цифровую подпись (ЭЦП) , а также уведомить ПФ о подаче отчета в электронном виде. Приобрести ЭЦП можно в аккредитованном центре сертификации ключей справка 2 .
Подавать отчетность в электронном виде имеет право любой предприниматель. Но те работодатели, у которых трудится 10 или меньше лиц, могут воспользоваться правом предоставлять отчетность по персонификации исключительно в бумажном виде (без копии на электронных носителях). Следует особо подчеркнуть: бумажный отчет в ПФ необходимо подавать лично, поскольку отправка его по обычной почте Порядком № 26-1 не предусмотрена .
ПФ обращает внимание на такой момент: отчет следует подавать в полном объеме, в случае неподачи хотя бы одной из необходимых таблиц отчет не принимается . Правда, не все таблицы являются обязательными для заполнения предпринимателем. Необязательные таблицы можно не заполнять и не подавать в составе приложения 4 . Рассмотрим это подробнее.
Где взять бланк для подачи бумажного отчета?
Приложение 4 представляет собой набор бланков, на которых размещены 10 таблиц. Предпринимателю понадобятся из них максимум 5:
— титульная страница (нужна всегда);
— таблица 1 (заполняется всегда — указываются суммы взносов в ПФ, начисленные на зарплату/доход и удержанные с зарплаты/дохода);
— таблица 5 (заполняется только при приеме/увольнении или смене Ф. И. О./идентификационного номера работника);
— таблица 6 (заполняется всегда, по каждому работнику указывается сумма удержанных взносов в ПФ);
— таблица 7 (заполняется только при исправлении ошибок, а также при выплате больничных или отпускных);
— таблица 8 (заполняется только при наличии у работников предпринимателя права на спецстаж).
Остальные таблицы исходя из норм Порядка № 26-1 предприниматель может не формировать и не подавать в ПФ, на титульной странице против них указывается прочерк («—»).
Теперь о том, где взять бланки приложения 4 ? Их можно распечатать самому, получив в органах Пенсионного фонда образец в электронном виде, или приобрести в специализированном магазине .
Общие правила заполнения отчета
Правила внесения записей в электронный отчет в принципе отдельно не оговариваются, поскольку они определяются особенностями той программы, в которой предприниматель будет составлять отчет.
А вот если решено подавать бумажный отчет (количество работников позволяет — их не больше 10), приложение 4 следует заполнить от руки, на украинском языке, печатными буквами, черной или синей ручкой . В принципе работники ПФ не возражают, если бумажный отчет будет заполнен на компьютере (в любой программе), а затем распечатан. Помарки и исправления в отчете недопустимы (пункт 2.20 Порядка № 26-1 ).
В случае незаполнения той или иной строки в отчете из-за отсутствия необходимой операции эта строка прочеркивается.
Символы: «.», «’», «,», «-» и т. п. — проставляются в отдельных клеточках.
Отчет заполняется в гривнах с копейками (пункт 2.22 Порядка № 26-1 ).
Все страницы отчета нумеруются (нумерация страниц, скорее всего, сквозная по всему приложению 4 , а не в пределах каждой таблицы, но Порядок № 26-1 этот момент не уточняет).
Что указывать в каждой строке/поле?
Бланк приложения 4 приведен в разделе «Пример заполнения приложения 4 ». Он состоит из 10 таблиц, но, как мы уже упоминали, из них предпринимателю придется заполнить максимум 5.
Для удобства информацию, которую нужно отразить по каждому реквизиту соответствующего бланка, приведем в таблице (при ее составлении использовался Порядок № 26-1 и Методрекомендации, распространяемые работниками ПФ на семинарах):
Пошаговое заполнение приложения 4 к Порядку № 26-1
Реквизит | Что указывать? |
Титульная страница |
|
|
«Звіт за місяць», «Рік» |
Указывается отчетный месяц (две цифры) и год (четыре цифры) , за который формируется и подается отчет. Данный реквизит заполняется одинаково для всех таблиц приложения 4 |
|
«Код за ЄДРПОУ/ ідентифікаційний номер» |
Предприниматель указывает десять цифр своего идентификационного номера
(по данным справки из налоговой).
|
|
«Філія за реєстрацією в Пенсійному фонді України» |
Предприниматель не заполняет («—») |
|
«Назва страхувальника» |
Указывается фамилия, имя и отчество предпринимателя . Данный реквизит заполняется одинаково для всех таблиц приложения 4 |
|
«Вихідний № у страхувальника» |
Заполняется только в том случае, если предприниматель регистрирует исходящую корреспонденцию
, — указывается регистрационный номер
|
|
Указывается дата формирования отчета предпринимателем |
|
|
«Код органу Пенсійного фонду, до якого подається звіт» |
Вносятся код и название районного (городского) управления ПФ, в котором предприниматель зарегистрирован как плательщик страховых взносов (код пятизначный, его можно узнать в своем управлении ПФ по месту учета — на информационной доске) |
|
«Кількість аркушів» |
Указывается количество страниц документов одной таблицы
.
|
|
«Кількість рядків» |
Указывается количество заполненных строк на страницах документов одной таблицы
(заполняется только для таблиц 5 — 10 приложения 4
).
|
|
«Усього» |
Указывается общее количество страниц каждой таблицы и общее количество заполненных строк по каждой из таблиц 5 — 10 приложения 4 |
|
«Керівник» |
Указываются идентификационный номер предпринимателя, его подпись
|
|
«Головний бухгалтер» |
Предприниматель не заполняет (ставит прочерк «—») |
|
Если у предпринимателя есть печать, он заверяет отчет печатью
|
|
|
«Реєстраційний № звіту в органі Пенсійного фонду» и далее |
Заполняется работниками ПФ |
Таблица 1 и ее вводная часть |
|
|
«Міністерство, інший центральний орган виконавчої влади» | |
|
«Місцезнаходження
|
Место проживания предпринимателя и телефон |
|
«Форма власності» |
Предприниматель не заполняет (ставит «—») |
|
«Номер реєстрації в органі Пенсійного фонду» |
Вносится регистрационный номер предпринимателя в ПФ (берется из уведомления о взятии предпринимателя на учет в ПФ) |
|
«Назва банку, МФО,
|
Записываются название банка, в котором у предпринимателя открыт текущий счет , МФО этого банка и номер текущего счета. Если предприниматель не имеет текущего счета в банке, в данных строках он указывает «—» |
|
«Середньооблікова чисельність штатних працівників облікового складу за звітний період» |
Указывается среднеучетная численность штатных работников
. Данный показатель рассчитывается так же, как это делалось для приложения 23
кИнструкции № 21-1
.
|
|
«у тому числі: середньооблікова кількість штатних працівників, яким відповідно до чинного законодавства встановлена інвалідність» |
Заполняется так же, как и в отмененном приложении 23
|
|
«Кількість застрахованих осіб у звітному періоді» |
Количество лиц, за которых подаются сведения в персонифицированный учет, т. е. количество наемных работников. В данной графе не учитываютсяподрядчики, выполняющие для предпринимателя работы по гражданско-правовым договорам |
|
«Кількість осіб, які виконували роботи за договорами цивільно-правового характеру» |
Количество лиц, которые выполняли работы (именно работы, а не услуги
) по гражданско-правовым договорам справка 3 .
|
|
«Обрана система оподаткування» |
Указывается одно из следующего: общая система, единый налог, фиксированный налог, фиксированный сельскохозяйственный налог |
|
«1. Сума рядків 1.1 та 1.2» |
Строка 1.1 + строка 1.2 |
|
«1.1 Загальна сума фактичних витрат на оплату праці та інших виплат, пов"язаних з відносинами трудового найму у т. ч.:
|
Отражаются начисленные в течение отчетного месяца суммы:
|
|
«1.2 Суми доходу, що розподіляється між членами колективних, орендних підприємств, сільськогосподарських кооперативів, фермерських господарств» |
Указывается сумма дохода, полученного такими гражданами |
|
«2. Фактичні витрати на оплату праці, суми перших п"яти днів тимчасової непрацездатності, суми допомоги у зв"язку з тимчасовою непрацездатністю та суми доходу, що розподіляються між членами колективних, орендних підприємств, сільськогосподарських кооперативів, фермерських господарств, на які нараховуються внески, усього
|
Показывается та же сумма, что и в строке 1.1, но не больше максимальной величины дохода, на который начисляются взносы (по доходу каждого работника/гражданина).
|
|
«3. Нараховано, усього
|
Указывается уже не начисленный доход, а сумма начисленных взносов в ПФ
:
|
|
* Несмотря на то что единоналожники и плательщики фиксированного налога уплачивают за наемных работников не всю сумму начисленных в ПФ взносов, а только часть, приложение 4 они заполняют, так же как и предприниматели на общей системе. Иными словами, при заполнении отчета не находит отражение тот факт, что в ПФ автоматически идет 42 % или 10 % от половины ставки единого или фиксированного налога соответственно, доплачиваемого «упрощенными» предпринимателями за наемных работников (необходимый зачет проведут работники ПФ на основании поданных предпринимателем приложения 4 и копий платежек об уплате единого или фиксированного налога) |
|
|
«4. Загальний оподатковуваний дохід (заробітна плата), з якого утримуються внески із застрахованих осіб» |
Отражается база для удержания взносов «снизу» (2 %) с учетом максимального ограничения
.
|
|
«Утримано 2 %, 1 — 5 %» |
Вписывается сумма взносов, удержанных с зарплаты (вознаграждения) работников или граждан по ставке 2 %:
|
|
«6. Сума, на яку збільшено внески у зв"язку з виправленням помилки в період після 01.01.2004:
|
Заполняется, если предприниматель самостоятельно выявил занижение сумм страховых взносов
в предыдущих отчетных периодах (кстати, в приложении 4
можно исправлять ошибки, допущенные ранее в приложении 23
):
|
|
«7. Сума, на яку зменшено внески у зв"язку з виправленням помилки в період після 01.01.2004
|
Заполняется аналогично строке 6, но в том случае, если ошибка заключалась в завышении суммы пенсионных взносов
:
|
|
«Зміст помилки» |
Указываются периоды, в котором ошибка была обнаружена и в котором она была допущена, а также вид выплаты, на которую не начислены/излишне начислены страховые взносы. При наличии нескольких ошибок описывается каждая из них |
|
«8. Загальна сума страхових внесків за розділом I
|
Указывается сумма взносов, подлежащих уплате в ПФ по итогам отчетного месяца:
|
|
«Розділ II Розрахунки за внесками (зборами) за період до 01.01.2004» |
Заполняется теми предпринимателями, которые имеют задолженность по зарплате, начисленную на 01.01.2004 г. В общем случае предприниматели этот раздел не заполняют |
|
«Розділ III Суми, нараховані у звітному базовому періоді за минулі та майбутні місяці, на які нараховуються страхові внески:
|
Отражаются суммы, которые начислены
в отчетном месяце за прошедшие или будущие месяцы
и на которые начисляются страховые взносы (например, суммы оплаты первых пяти дней нетрудоспособности или пособия по временной нетрудоспособности, которые предприниматель начисляет на основании больничного листа, предоставленного работником за прошедший месяц).
|
|
Приложение 1 к таблице 1 приложения 4 |
|
|
«Розділ I.
|
Работодатели, которые своевременно не рассчитались с работниками по заработной плате, на 1 число отчетного месяца отражают суммы просроченной задолженности по выплате зарплаты, т. е.:
|
|
«Сума заборгованості з виплати заробітної плати на кінець звітного періоду
|
|
|
«Довідково: виплачено заробітної пати і інших виплат та винагород, пов’язаних з відносинами трудового найму, у звітному періоді:
|
Указывается сумма выплаченной в отчетном месяце зарплаты
(без применения коэффициента приведения ее к начисленной), независимо от периодов, за которые эта зарплата была начислена
. Проще говоря, указывается сумма, выданная в отчетном месяце работникам в виде зарплаты.
|
|
«Розділ II» |
Заполняется только при наличии задолженности перед ПФ на 01.01.2004 г.
|
|
Все остальные строки приложения 1 к таблице 1 предприниматель не заполняет, поскольку не обязан вести бухучет (ставит «—»).
|
|
Таблица 2 |
|
|
Предприниматели ее не заполняют |
|
Таблица 3 |
|
|
Предприниматели ее не заполняют (заполняется воинскими частями) |
|
Таблица 4 |
|
|
Предприниматели ее не заполняют (заполняется предприятиями, учреждениями, организациями, воинскими частями и органами, которые выплачивают денежное обеспечение военнослужащим (кроме военнослужащих срочной службы), а также лицам рядового и начальствующего состава) |
|
Таблица 5 |
|
|
Таблица 5 подается при выполнении хотя бы одного из двух условий:
|
|
|
См. выше «Титульная страница» |
|
|
«Початкова» | |
|
«Коригуюча» |
Если была допущена ошибка в фамилии, имени, отчестве или данных относительно начала и прекращения трудовых отношений и необходимо внести изменения в ранее поданные сведения за определенный отчетный период. При этом в форме заполняются все реквизиты , включая и откорректированные |
|
«Скасовуюча» |
Если нужно полностью отменить сведения ранее поданного отчета. Такая ситуация возникает в том случае, когда была допущена ошибка в номере учетной карточки застрахованного лица по ГРФЛ ГНА
. При этом в отчет вносятся значения только таких реквизитов:
|
|
Указывается идентификационный номер
|
|
|
«Прізвище, ім’я, побатькові ЗО» | |
|
«Трудові відносини: дата початку та дата припинення» |
Вносится день приема на работу
, если застрахованное лицо начало трудовую деятельность в отчетном месяце, и соответственно день увольнения
, если застрахованное лицо прекратило трудовую деятельность в отчетном месяце.
|
|
Указывается количество заполненных строк на листе, т. е. количество работников, по которым внесены данные о трудовых отношениях |
|
|
«Керівник» |
|
|
«Головний бухгалтер» | |
Таблица 6 |
|
|
«Код ЄДРПОУ/ідентифікаційний номер», «Назва страхувальника», «Звіт за місяць, рік» |
См. выше «Титульная страница» |
|
Знак «Х» вносится в клеточку соответствующего варианта |
|
|
«Початкова» |
Если за определенный отчетный период форма подается впервые |
|
«Скасовуюча» |
Если была допущена застрахованного лица.
|
|
«Номер облікової картки ЗО за ДРФО ДПА» |
Указывается идентификационный номер
физического лица (со справки из налоговой).
|
|
«Прізвище та ініціали ЗО» |
Переписываются с украиноязычной страницы паспорта |
|
«Код категорії ЗО» |
приложении 2 к Порядку № 26-1 . Выбранный из этой таблицы код категории застрахованного лица должен отвечать фактическому статусу застрахованного лица. Например, для застрахованного лица, которое является наемным работником, предусмотрено значение кода «1»; для застрахованного лица, которое является работающим инвалидом, установлен код «2» и т. д., но то |
|
«Код типу ставки страхового внеску» |
Указывается код из приложения 1
к Порядку № 26-1
.
|
|
«Загальна сума нарахованого заробітку / доходу (усього з початку звітного місяця)» |
Указываются ежемесячные общие суммы фактически начисленного работнику/гражданину дохода:
— сумма дохода, которая определяется с учетом требований для соответствующего объекта начисления страховых взносов.
|
|
«Сума нарахованого заробітку/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховуються страхові внески» |
Сумма из предыдущей графы сравнивается с верхним пределом для начисления взносов. Верхний предел ежемесячного дохода работника/гражданина, на который начисляются взносы в ПФ, в 2010 году составляет:
|
|
«Сума страхових внесків за звітний місяць (із заробітку/доходу) 1 — 5 %» |
Указывается сумма взносов, удержанных с зарплаты или вознаграждения за выполнение работ (2 %). Однако этот показатель нельзя определить умножением предыдущей графы на 2 %,
поскольку здесь нужно указать общую сумму удержанных в течение месяца взносов, с учетом взносов, удержанных с больничных, отпускных, перерасчета отработанного времени
, независимо от периодов, за которые они начислены в отчетном
|
|
«Ознака наявності
|
|
|
«Ознака
наявності
| |
|
«Разом за аркушем документів» |
Подсчитываются :
|
|
«Кількість заповнених рядків на аркуші» | |
|
«Дата формування у страхувальника» |
Указывается дата заполнения таблицы |
|
«Керівник» |
Идентификационный номер, подпись, фамилия и инициалы
|
|
«Головний бухгалтер» |
Предпринимателем не заполняется |
Таблица 7 |
|
|
Таблица 7 формируется и подается в том случае, если в течение отчетного периода имели место следующие события:
|
|
|
«Код ЄДРПОУ/ідентифікаційний номер», «Назва страхувальника», «Звіт за місяць, рік» | |
|
Знак «Х» вносится в клеточку соответствующего варианта |
|
|
«Початкова» |
Если за определенный отчетный период форма подается впервые |
|
«Скасовуюча» |
Если была допущена ошибка в идентификационном номере
застрахованного лица.
|
|
«Номер облікової картки ЗО за ДРФО ДПА» |
Указывается идентификационный номер
физического лица (со справки из налоговой).
|
|
«Прізвище та ініціали ЗО» |
Переписываются с украиноязычной страницы паспорта |
|
«Код категорії ЗО» |
Указывается код, приведенный в приложении 2 к Порядку № 26-1 . Например, для застрахованного лица, которое является наемным работником, предусмотрено значение кода «1»; для застрахованного лица, которое является работающим инвалидом, установлен код «2» и т. д., но поскольку предприниматели уплачивают за инвалидов взносы на общих основаниях (по ставке 33,2 %), то для инвалидов логично указывать код категории ЗЛ, как и для обычных работников, — «1» |
|
«Код типу ставки
|
Указывается код из приложения 1
к Порядку № 26-1
.
|
|
«Місяць та рік, за який
|
Первые две цифры — это месяц, за который (а не в котором) начислены суммы заработка/дохода, другие четыре цифры — год. Например: сумма больничных начислена за декабрь 2009 года, записываем первые две цифры «12», остальные четыре цифры — «2009» |
|
«Тип нарахувань» |
Указывается код типа начислений:
|
|
«Сума нарахувань заробітку/доходу за відповідний місяць» |
Указывается сумма начисленных больничных, отпускных, перерасчета зарплаты или исправления ошибочного дохода за соответствующий месяц — по каждому типу начислений отдельно и отдельно по каждому месяцу
.
|
|
«Сума нарахувань заробітку/доходу, у межах максимальної величини, на яку нараховуються страхові внески» |
Данный показатель рассчитывается в несколько этапов
:
2) если ЗД £ 0,00, в данной строке указывается «0,00»; 3) если ЗД > 0,00, сравниваем его с суммой, указанной в графе «Сума нарахувань заробітку/доходу за відповідний місяць» таблицы 7 и: — указываем в данной строке значение из графы «Сума нарахувань заробітку/доходу за відповідний місяць» таблицы 7, если оно меньше, чем ЗД; — указываем в данной строке ЗД, если значение из графы «Сума нарахувань заробітку/доходу за відповідний місяць» таблицы 7 больше, чем ЗД. Примечание : сумма максимального дохода, на который начисляются взносы (верхний предел), а также ставка пенсионных взносов определяются так: — для кодов типов начислений «1», «2» и «3» —по нормам законодательства, действовавшего в том месяце, за который эти суммы начислены ; — для кодов типов начислений «4», «5» и «6» — по нормам законодательства, действующего в том месяце, в котором эти суммы начислены (даже если исправляются ошибки прошлых отчетных периодов) * Для кодов типов начислений «1», «2» и «3»
: если в строке «Місяць та рік, за який проведено нарахування» таблицы 7 указан не текущий месяц,
|
|
«Сума страхових внесків за відповідний місяць
|
Данная графа не заполняется для типа начисления с кодами «1», «2», «3», «6»
(поскольку по ним взносы указаны в аналогичном реквизите таблицы 6).
|
|
«Ознака наявності трудової книжки» |
Данный реквизит несет следующую смысловую нагрузку:
|
|
«Ознака
наявності
|
В случае наличия у застрахованного лица оснований для учета специального стажа или права на использование льгот по пенсионному обеспечению, в данной графе указывается «1», в противном случае — «0» |
|
«Разом за аркушем документів» |
Подсчитываются итоги отдельно по таким графам
:
|
|
«Кількість заповнених рядків на аркуші» |
Указывается количество заполненных строк на этом листе |
|
«Дата формування у страхувальника» |
Указывается дата заполнения таблицы |
|
«Керівник» | |
|
«Головний бухгалтер» |
Предпринимателем не заполняется |
Таблица 8 |
|
|
Таблица 8 формируется и подается в ПФ только в том случае, если у предпринимателя есть рабочие места, труд на которых засчитывается в специальный стаж. При отсутствии у работников права на спецстаж таблицу 8 в составе приложения 4 подавать не нужно (пункт 3.7 Порядка № 26-1 ). Профессии, которые дают право на специальный стаж, приведены в приложении 8 к Порядку № 26-1 |
|
|
«Код ЄДРПОУ/ідентифікаційний номер», «Назва страхувальника», «Звіт за місяць, рік» |
См. выше — «Титульная страница» |
|
Знак «Х» вносится в клеточку соответствующего варианта |
|
|
«Початкова» |
Если за определенный отчетный период форма подается впервые |
|
«Скасовуюча» |
Если была допущена ошибка в идентификационном номере
застрахованного лица.
|
|
«Номер облікової картки ЗО за ДРФО ДПА» |
Указывается идентификационный номер
физического лица (со справки из налоговой).
|
|
«Прізвище та ініціали ЗО» |
Переписываются с украиноязычной страницы паспорта |
|
«Код підстави для обліку спецстажу» |
Указывается восьмиразрядный код из приложения 8 к Порядку № 26-1 |
|
«Початок періоду» |
Указывается 1-е число месяца (01)
, если застрахованное лицо не принималось на работу в течение отчетного месяца.
|
|
«Кінець періоду» |
Вносится последнее число месяца
(28 — 31
), если в течение месяца работник не был уволен.
|
|
«Варіант необхідної одиниці виміру та фактична тривалість спецстажу за кодом підстави», «Кількість днів», «Кількість годин-хвилин (годин/хвилин)», «Кількість нормо-змін», «Норма тривалості роботи для її нарахування за повний місяць спецстажу» |
Указывается количество времени, фактически отработанное работником в течение отчетного месяца в условиях, дающих право на спецстаж . Фактический стаж выражается в одной из возможных единиц измерения, а именно: в виде количества месяцев и дней, или количества часов и минут, или количества нормо-смен, в зависимости от того, в каких единицах измерения предприниматель ведет учет труда такого работника |
|
«Ознака (СЕЗОН)» |
В соответствующей строке указывается один из кодов признака «сезон», в зависимости от принятой схемы и результатов учета на производстве
|
|
«Кількість записів на аркуші» |
Указывается количество заполненных строк на этом листе |
|
«Дата формування у страхувальника» |
Указывается дата заполнения таблицы |
|
«Керівник» |
Идентификационный номер, подпись, фамилия и инициалы предпринимателя |
|
«Головний бухгалтер» |
Предпринимателем не заполняется |
Таблица 9 |
|
|
Предприниматели ее не заполняют (заполняется центрами занятости) |
|
Таблица 10 |
|
|
Предприниматели ее не заполняют (за лиц, которые проходят срочную или альтернативную военную службу, уплачиваются взносы в ПФ и подается этот отчет соответствующими бюджетами — подпункт 3 пункта 8 Заключительных положений Закона о пенсионном страховании ) |
|
После того как предприниматель заполнит все необходимые таблицы
приложения 4 , он может самостоятельно проверить правильность заполнения данного отчета. Для этого работники ПФ рекомендуют применять следующую методику:Проверка: соответствие показателей таблиц
приложения 4Строка
|
Соответствующие ей суммы из других таблиц приложения 4 |
|
Строка 1.1 таблицы 1 + строка 1.2 таблицы 1 |
|
|
Строка 1.1 |
Итог по графе 10 таблицы 6 + итог по графе 12 таблицы 7 , кроме кода застрахованных лиц «4» (члены колхозов и фермерских хозяйств) с кодом типа начислений «1», «2», «3» или «6» |
|
Строка 1.1.1 |
В таблице 7
(графа 11) равен «1», и суммируем доход, указанный в графе 12 этих строк
. Итог должен совпасть
|
|
Строка 1.1.2 |
В таблице 7
выбираем те строки, код типа начислений по которым (графа 11) равен «2», и суммируем доход, указанный в графе 12 этих строк
. Итог должен совпасть
|
|
Строка 1.2 |
Итог по графе 10 таблицы 6 по коду застрахованных лиц «4» (члены колхозов и фермерских хозяйств) + итог по графе 12 таблицы 7 по коду застрахованных лиц «4» (члены колхозов и фермерских хозяйств) с кодом типа начислений «1», «2», «3» или «6» |
|
Строка 2.1 + строка 2.2 + строка 2.3 таблицы 1 |
|
|
Строка 2.1 |
Проверяется в несколько этапов:
|
|
Строка 2.2 |
Предприниматель не заполняет |
|
Строка 2.3 |
Предприниматель обычно не заполняет |
|
В общем случае совпадает со строкой 2 таблицы 1.
|
|
|
Проверяем следующим образом:
|
|
|
Строка 6.1 + строка 6.2 таблицы 1 |
|
|
Строка 6.2 |
В таблице 7
(графа 11) — «4», а затем суммируется графа 14 таких строк
|
|
Строка 6а |
В таблице 7
выбираются те строки, код типа начислений в которых (графа 11) — «4», а затем суммируется графа 13 таких строк
. Полученное значение должно совпадать
|
|
Строка 7.1 + строка 7.2 таблицы 1 |
|
|
Строка 7.2 |
В таблице 7
выбираются те строки, код типа начислений в которых (графа 11) — «5», а затем суммируется графа 14 таких строк
. Полученное значение должно совпадать
|
|
Строка 7а |
В таблице 7
выбираются те строки, код типа начислений в которых (графа 11) — «5», а затем суммируется графа 13 таких строк
. Полученное значение должно совпадать
|
|
Строка 3 + строка 5 + строка 6 - строка 7 таблицы 1 |
|
|
Строка 8.1 + строка 8.2 таблицы 1 |
|
|
Строка 8.1 |
Строка 3 + строка 6.1 - строка 7.1 таблицы 1 |
|
Строка 8.2 |
Строка 5 + строка 6.2 — строка 7.2 таблицы 1 |
Пример заполнения приложения 4 приведен далее, в одноименном разделе. А сейчас рассмотрим особенности заполнения и подачи данного отчета в некоторых ситуациях, с которыми предприниматель может столкнуться в течение года.
Принят новый работник
По итогам того месяца, в котором предприниматель и новый работник подписали трудовой договор, необходимо составить таблицу 5 приложения 4 . Кроме обычных реквизитов (ИНН, Ф. И. О. и т. п.), в ней следует заполнить реквизит 9 «Дата початку», указав число, которым датирован трудовой договор (разумеется, месяц и год указывать не нужно, поскольку это и так ясно из даты составления отчета).
Работник уволен
Если предприниматель в течение месяца уволил работника, в приложении 4 , которое он будет подавать за такой месяц, нужно заполнить таблицу 5 . Кроме обычных реквизитов, в ней следует заполнить реквизит 10 «Дата припинення», указав число расторжения трудового договора (разумеется, месяц и год указывать не нужно, поскольку это и так ясно из даты составления отчета). При этом реквизит «Дата початку» не заполняется.
Если работник уволен в том же месяце, в котором был принят, тогда в таблице 5 следует заполнить и «Дату початку», и «Дату припинення», указав соответствующие числа отчетного месяца. Данная запись вносится в таблицу 5 одной строкой.
За такого работника последний раз подаются сведения в ПФ по итогам того месяца, в котором произошло увольнение. После этого персонифицированная отчетность за него больше не подается.
Работник выходит на пенсию
Основной целью введения ежемесячной отчетности по персонификации было желание ПФ вовремя получать сведения о пенсионерах, чтобы своевременно рассчитать им размер пенсии. Поэтому после принятия Порядка № 26-1 от работодателей уже не требуются никакие дополнительные отчеты при выходе их работников на пенсию. Значит, дополнительный отчет по персонификации за пенсионера подавать не нужно .
Если лицо, достигшее пенсионного возраста, продолжает работать у предпринимателя, никаких особенностей при подаче приложения 4 не возникнет. Если же оно увольняется, см. раздел «Работник уволен».
Работник изменяет Ф. И. О. или ИНН
Порядок № 26-1 требует от работодателя сообщать органу ПФ об изменении сведений о работниках в 10-дневный срок после получения таких сведений . Какие именно сведения имеются в виду? Судя по подпункту 1.8 Порядка № 26-1 , те, которые вносятся в систему персонифицированного учета, т. е.:
— фамилия, имя, отчество работника;
— идентификационный номер работника.
В самом приложении 4 эти изменения, конечно, будут указаны (в таблице 5 по итогам того месяца, в котором произошли изменения). Однако сообщить о них в ПФ, возможно, придется раньше, чем придет срок подачи приложения 4 (10 дней со дня получения информации от наемного лица). По предварительным разъяснениям работников ПФ для этого достаточно подать таблицу 5 приложения 4 с отметкой «коригуюча», указав в ней измененные Ф. И. О. или с отметкой «скасовуюча» и одновременно «початкова», указав соответственно старый и новый идентификационный номер.
Предприниматель изменяет место жительства
Если предприниматель переезжает в пределах того же района (административно-территориальной единицы), он остается на учете в прежнем органе ПФ. В таком случае никаких особенностей с персонифицированной отчетностью у него не возникнет: она подается в том же порядке (в тот же орган ПФ).
Если же новый адрес находится в другой административно-территориальной единице, то предпринимателю придется сняться с учета в одном органе ПФ и стать на учет в другом. После взятия на учет в новом отделении ПФ приложение 4 нужно подавать именно туда. Причем заполняется такой отчет за весь месяц (с первого по последнее календарное число месяца), даже если какую-то часть месяца предприниматель находился на учете в органе ПФ по прежнему месту жительства. «Старому» органу ПФ подавать приложение 4 больше не нужно.
Единоналожники и предприниматели на фикспатенте вместе с приложением 4 должны подавать в новое отделение ПФ копии платежных поручений об уплате единого или фиксированного налога (такой вывод следует из писем ПФУ от 30.09.2009 г. № 17657/03-30, от 23.11.2006 г. № 15540/03-30 ).
Предприниматель ликвидируется
Порядок № 26-1 не предусматривает особенной процедуры подачи приложения 4 в том случае, когда предприниматель прекращает деятельность (снимается с госрегистрации). Единственное упоминание можно встретить в подпункте 2.14 Порядка № 26-1 , где в случае ликвидации страхователя разрешается, чтобы отчет подавал правопреемник (статус которого подтвержден учредительными документами). Понятно, что такое замечание касается юрлиц и не имеет отношения к физлицам-предпринимателям.
Однако исходя из того, что:
1) предприниматель подает приложение 4 каждый месяц;
2) ПФ должен провести документальную проверку предпринимателя в течение 10 календарных дней после получения сведений от госрегистратора о решении предпринимателя прекратить деятельность;
отчет, вероятно, нужно подать в течение 10 календарных дней после подачи заявления о снятии с госрегистрации . Приложение 4 логично заполнить за период с 1-го числа текущего месяца и до того числа, которым датировано такое заявление.
Пример заполнения
приложения 4Для того чтобы заполнить приложение 4 , возьмем следующие условия.
Пример 1. Допустим, у предпринимателя Децюры Сергея Алексеевича (ИНН — 1111111111, общая система налогообложения) с 2007 года работало два наемных работника:
1) Зуй Роман Анатольевич (ИНН — 2222222222);
2) Назаров Валерий Леонидович (ИНН — 3333333333).
В январе 2010 года Назаров В. Л. был уволен (дата расторжения трудового договора — 20.01.2010 г.), а вместо него был принят на работу Абрамов Александр Евгеньевич (ИНН — 4444444444, дата подписания трудового договора — 25.01.2010 г.).
Кроме того, в январе Децюра С. А. заключил два гражданско-правовых договора с такими гражданами (непредпринимателями):
— договор аренды автомобиля (договор услуг) — Гриценко Павел Иванович (ИНН — 5555555555), вознаграждение за январь — 3000 грн.;
— договор на изготовление офисной двери из материала заказчика (договор работ) — Тараненко Артем Сергеевич (ИНН — 6666666666), вознаграждение — 1200 грн.
Деятельность предпринимателя не дает его работникам права на льготный стаж.
Задолженности по зарплате у предпринимателя нет.
При этом работникам была начислена следующая зарплата за январь:
1) Назарову В. Л. — 1895 грн., а также больничные (с 24.12.2009 г. по 04.01.2010 г.):
— за период с 24.12.2009 г. по 31.12.2009 г. — 520 грн., в том числе за счет предпринимателя — 260 грн.;
— за период с 01.01.2010 г. по 04.01.2010 г. — 105 грн.;
2) Зуй Р. А. — 2500 грн., а также отпускные (с 25.01.2010 г. по 07.02.2010 г.):
— за период с 25.01.2010 г. по 31.01.2010 г. — 800 грн.;
— за период с 01.02.2010 г. по 07.02.2010 г. — 800 грн.;
3) Абрамову А. Е. — 500,00 грн.
Покажем, как должно выглядеть приложение 4 к Порядку № 26-1 , подаваемое таким предпринимателем за январь 2010 года (напоминаем, что выплата вознаграждения по договору услуг (аренда) не требует уплаты взносов в ПФ; поэтому если предприниматель добровольно не уплачивал пенсионные взносы за гражданина — исполнителя услуг, в приложение 4 будет подано с ошибками и работники ПФ их обнаружат, предпринимателю грозит штраф за подачу недостоверных данных. Однако, в соответствии с последними разъяснениями ПФ, сумма такого штрафа не может превышать 170 грн. за каждый отчет, содержащий ошибки (неважно, сколько ошибок обнаружено — одна или несколько) — письмо ПФУ от 25.02.2009 г. № 3165/05-10 .
Но давайте разберемся с теми ситуациями, когда предприниматель самостоятельно обнаружит ошибку в ранее поданном отчете. Как ее исправить? Все зависит от того, какая именно ошибка обнаружена:
1) операции, связанные с исправлением суммы ранее начисленных взносов и(или) заработка/дохода, отражаются в таблице 7 приложения 4 . Если взносы доначисляются, в графе 11 указывается код «4» (при этом пеня/штраф за неуплату взносов начисляются работниками ПФ и в приложении 4 не указываются); если же сумма взносов была начислена ошибочно и подлежит уменьшению, в графе 11 указывается код «5»;
2) операции, связанные с исправлением ошибок в таблице 5 , а именно: Ф. И. О. или дата начала/окончания трудовых отношений, исправляются путем подачи таблицы 5 с отметкой «коригуюча» . В ней нужно заполнить все реквизиты, указав правильные их значения;
3) операции, связанные с исправлением идентификационного номера застрахованного лица (в том числе в таблице 5) и иных данных (идентификационного номера самого предпринимателя, отчетного месяца, кода основания для спецстажа) , кроме суммы заработка и взносов, производятся путем подачи ошибочной таблицы с отметкой «скасовуюча» и одновременно такой же таблицы с верными данными и с пометкой «початкова». При этом:
— в таблице с отметкой «скасовуюча» заполняется только шапка и некоторые реквизиты (какие именно, см. выше в таблице «Пошаговое заполнение приложения 4 к Порядку № 26-1 »; причем указываются они так, как были приведены в ошибочном отчете);
— в таблице с отметкой «початкова» необходимо заполнить все реквизиты: вместо ошибочных указать верные, а сумму заработка/дохода и пенсионных взносов в любом случае оставить без изменений (такие суммы корректируются так, как указано выше в пункте 1).
Рассмотрим исправление ошибок на примерах.
ПРИМЕР 1. Предприниматель Децюра С. А. в феврале 2010 года обнаружил, что не указал в приложении 4 за январь 2010 года выплаченное физлицу Бале Виктору Алексеевичу (ИНН — 7777777777) вознаграждение по договору подряда в сумме 2000,00 грн. и не начислил взносы в ПФ (начисления по ставке 33,2 % — 664,00 грн., удержания по ставке 2 % — 40,00 грн.). Указанная ошибка исправляется в — допущена ошибка в фамилии работника Абрамова А. Е. (указано Обрамов О. Є. вместо правильного Абрамов О. Є.);
за непредоставление, несвоевременное предоставление пенсионной отчетности или предоставление ее не по установленной форме (не в электронном виде при количестве работников больше 10) налагается штраф в размере 10 % суммы страховых взносов, уплаченных или подлежащих уплате за каждый полный или неполный месяц задержки отчета, но не менее 170 грн.Штраф, разумеется, серьезный. Учитывая то, что в приложении 4 отражаются все взносы в ПФ, начисленные в течение месяца (и начисления «сверху», и удержания «снизу»), сумма взносов, из которой могут рассчитать штраф, будет немалой. К тому же отчет подается ежемесячно, т. е. даже при минимальном размере штрафа (170 грн.), если забыть о подаче отчета в течение года, набежит санкций как минимум на: 12 х 170 = = 2040 грн. — сумма солидная.
Кроме того, подчеркнем, что всего один день просрочки при подаче приложения 4 расценивается как задержка его в течение неполного месяца, что приводит к применению общего размера штрафа .
Что касается админштрафа за неподачу пенсионной отчетности, то к предпринимателям он не применяется, поскольку они не являются должностными лицами.
Таким образом, сравнивая ответственность за неподачу отчета и ответственность за подачу отчета с ошибками, можно посоветовать следующее: если в течение месяца предприниматель начислил пенсионных взносов на сумму, превышающую 1700 грн., лучше подать отчет вовремя (пусть и с ошибками, если нет времени разобраться), чем вообще его не подать — по крайней мере, в таком случае можно надеяться на минимальный штраф.
Приложение 4 к Порядку № 26-1 подается в том случае, если у предпринимателя есть хотя бы один наемный работник или в течение месяца он заключал с физлицом договор на выполнение работ (при заключении договора услуг взносы в ПФ можно не уплачивать и приложение 4 не подавать).
Некоторые таблицы приложения 4 предприниматели заполнять не обязаны. В таком случае на титульной странице отчета против соответствующих таблиц ставится прочерк, эти таблицы не формируются и не подаются в ПФ (т. е. отчет подается без них).
В ПФ приложение 4 подается ежемесячно в течение 20 календарных дней после окончания отчетного месяца. Срок подачи таких отчетов за январь — март 2010 года могут продлить на 7 календарных дней по заявлению предпринимателя.
За непредоставление отчета или его задержку предусмотрен штраф в размере 10 % суммы взносов , уплаченных или подлежащих уплате за каждый полный или неполный месяц задержки отчета, но не меньше 170 грн. За подачу недостоверных данных возможен штраф в сумме 170 грн.
Справочная информация (справка)
1 За гражданина, который оказывает предпринимателю услуги, уплачивать взносы в ПФ необязательно (письмо ПФУ от 13.05.2008 г. № 8157/03-20 ). Если предприниматель не производит их уплату по собственному желанию, то в приложении 4 показывать нечего (а значит, при отсутствии других работников или подрядчиков подавать его необходимости нет).
А вот если гражданин выполняет работы по гражданско-правовому договору, начислять взносы в ПФ (33,2 %) и удерживать их с суммы вознаграждения (2 %) нужно . В итоге информация о подрядчиках в приложении 4 должна присутствовать.
2 Например, центр «УСЦ» предоставит предпринимателю ЭЦП всего за 62 грн. в год (http://www.ukrcc.com/ua/price/). Подробнее об электронной отчетности в ПФ и ЭЦП можно прочитать в «СД», 2009, № 3, с. 11 и на сайте http://www.spov.com.ua.
3 Отличительные черты работ и услуг приведены в письме Минюста от 01.12.2006 г. № 21-5-490 : «Характерным признаком услуг является отсутствие результата имущественного характера , неотделимость от источника или от получателя, синхронность предоставления и получения, невозможность сохранить , потребляемость услуги при ее предоставлении.
Предметом подрядных отношений могут быть как создаваемая вещь, так и обработка, переработка, ремонт уже существующей вещи» .